Verwaltungsgrundsätze 2020

 

Verwaltungsgrundsätze 2020: Mitwirkungspflichten, Dokumentationsanforderungen und Schätzung bei Verrechnungspreisen – Ein Überblick für Unternehmen mit Auslandsbezug

Die Verwaltungsgrundsätze 2020 des Bundesministeriums der Finanzen konkretisieren die Anforderungen an Mitwirkungspflichten, Dokumentationspflichten und die Schätzung von Besteuerungsgrundlagen bei grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen, insbesondere im Bereich der Verrechnungspreise. Diese Grundsätze sind für Unternehmen mit internationalen Verflechtungen von zentraler Bedeutung – insbesondere, wenn im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung Sachverhalte mit Auslandsbezug geprüft werden.

Kerninhalte der Verwaltungsgrundsätze 2020

Die Verwaltungsgrundsätze 2020 regeln, wie Unternehmen ihrer Mitwirkungspflicht nach § 90 Abgabenordnung (AO) nachkommen müssen, wenn sie internationale Geschäftsbeziehungen unterhalten. Sie konkretisieren, welche Dokumente und Nachweise erforderlich sind, wie mit der Aufzeichnungspflicht im Rahmen des § 90 Abs. 3 AO umzugehen ist und welche Konsequenzen drohen, wenn die Pflichten nicht erfüllt werden. Im Mittelpunkt stehen:

• Allgemeine und erhöhte Mitwirkungspflichten bei Auslandssachverhalten
• Besondere Anforderungen an die Verrechnungspreisdokumentation inklusive Sachverhalts- und Angemessenheitsdokumentation sowie Stammdokumentation (Master File)
• Schätzung von Besteuerungsgrundlagen und Zuschläge bei unzureichender Mitwirkung oder Dokumentation

Für wen ist das Thema relevant?

Die Verwaltungsgrundsätze betreffen insbesondere Unternehmen, die grenzüberschreitende Geschäftsbeziehungen mit verbundenen Unternehmen unterhalten. Dazu zählen:

• Mittelständische und große Unternehmen mit Tochtergesellschaften, Betriebsstätten oder anderen nahestehenden Personen im Ausland
• Unternehmensgruppen, die konzerninterne Lieferungen, Dienstleistungen, Finanzierungen oder Lizenzvergaben organisieren
• Steuerberaterinnen, Wirtschaftsprüferinnen und Verantwortliche für Tax Compliance und Transfer Pricing

Mitwirkungspflichten bei Auslandssachverhalten

Die Finanzbehörden und Unternehmen tragen gemeinsam die Verantwortung für die vollständige Sachverhaltsaufklärung. Bei Auslandssachverhalten bestehen für Unternehmen jedoch erweiterte Mitwirkungspflichten (§ 90 Abs. 2 AO). Das bedeutet:

• Unternehmen müssen alle relevanten Informationen und Beweismittel beschaffen und der Finanzbehörde vorlegen – auch solche, die sich im Ausland befinden oder bei ausländischen nahestehenden Personen liegen.
• Bereits bei der Vertragsgestaltung ist Vorsorge zu treffen, dass auf notwendige Unterlagen auch später zugegriffen werden kann (z. B. durch vertragliche Regelungen mit verbundenen Unternehmen).
• Die Mitwirkungspflicht umfasst auch die Vorlage von E-Mails, Messengernachrichten oder anderen elektronischen Dokumenten, sofern diese steuerlich relevant sind.
• Die Verantwortung für die Aufklärung ist umso größer, je mehr Informationen sich im Einflussbereich des Unternehmens befinden.

Besondere Dokumentationspflichten bei Verrechnungspreisen

Unternehmen mit grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen sind verpflichtet, eine umfassende Verrechnungspreisdokumentation zu führen. Diese besteht aus mehreren Teilen:

1. Sachverhaltsdokumentation
   Sie beschreibt die Art, den Inhalt und den Umfang der Geschäftsbeziehungen zu nahestehenden Personen sowie die wirtschaftlichen und rechtlichen Rahmenbedingungen. Ziel ist, einem sachverständigen Dritten ein grundlegendes Verständnis der Wertschöpfung und des Geschäftsmodells innerhalb der Unternehmensgruppe zu vermitteln.

2. Angemessenheitsdokumentation
   Diese belegt, dass die vereinbarten Verrechnungspreise dem sogenannten Fremdvergleichsgrundsatz entsprechen – also so ausgestaltet sind, wie sie unabhängige Dritte vereinbaren würden. Die angewandte Methode zur Preisbestimmung ist zu begründen und zu dokumentieren.

3. Stammdokumentation (Master File)
   Für Unternehmen mit einem Umsatz von mindestens 100 Millionen Euro im Vorjahr ist zusätzlich eine Stammdokumentation zu erstellen. Sie gibt einen Überblick über die weltweite Geschäftstätigkeit und die Verrechnungspreissystematik der Unternehmensgruppe.

Die Aufzeichnungen sind grundsätzlich in deutscher Sprache vorzulegen; auf Antrag kann eine andere Sprache (meist Englisch) akzeptiert werden, sofern Übersetzungen zeitnah nachgereicht werden können.

Konsequenzen bei Nichterfüllung der Pflichten

Kommt ein Unternehmen seinen Mitwirkungspflichten oder der Dokumentationspflicht nicht nach, drohen erhebliche Konsequenzen im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung:

• Schätzung der Besteuerungsgrundlagen
  Die Finanzbehörde kann die steuerlich relevanten Grundlagen schätzen, wenn erforderliche Nachweise fehlen oder unzureichend sind. Dabei werden Unsicherheiten zulasten des Unternehmens ausgelegt.
• Zuschläge und Zwangsmittel
  Bei Verstößen gegen die Dokumentationspflichten können Zuschläge nach § 162 Abs. 4 AO festgesetzt werden. Auch Zwangsmittel oder Verzögerungsgelder sind möglich.
• Beweislastumkehr
  Wird keine oder eine im Wesentlichen unverwertbare Dokumentation vorgelegt, wird vermutet, dass die Einkünfte durch eine nicht fremdübliche Gestaltung gemindert wurden. Das Unternehmen muss dann nachweisen, dass keine unangemessene Einkünftekürzung vorliegt.

Empfehlungen für die Praxis und Umgang mit Außenprüfungen

Um Risiken im Rahmen von steuerlichen Außenprüfungen zu minimieren, empfehlen wir:

• Frühzeitige und kontinuierliche Erstellung und Pflege der Verrechnungspreisdokumentation
• Vertragsgestaltungen so wählen, dass notwendige Unterlagen und Informationen auch von ausländischen verbundenen Unternehmen jederzeit beschafft werden können
• Regelmäßige Überprüfung der Dokumentationspflichten und der Aktualität der Unterlagen
• Bei Unsicherheiten frühzeitig das Gespräch mit der Finanzbehörde suchen, um Fristen und Anforderungen abzustimmen
• Bei der Erstellung der Dokumentation auf eine klare, nachvollziehbare Darstellung achten – Qualität geht vor Quantität

Fazit

Die Verwaltungsgrundsätze 2020 sind für international agierende Unternehmen von zentraler Bedeutung. Sie definieren die Anforderungen an Mitwirkung und Dokumentation bei grenzüberschreitenden Sachverhalten und legen die Maßstäbe für steuerliche Außenprüfungen. Unternehmen, die ihre Pflichten erfüllen, schaffen Transparenz und minimieren das Risiko nachteiliger Schätzungen oder Zuschläge. Wir unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung der Anforderungen und begleiten Sie kompetent durch den gesamten Prozess der Verrechnungspreisdokumentation und Außenprüfung.